آیین نامه وجین منابع کتابخانه زهراوی دانشکده پزشکی

مقدمه

 در واژه نامه علوم کتابداری و اطلاع رسانی انجمن کتابداران آمریکا، وجین انتخاب منابع اطلاعاتی از مجموعه کتابخانه به منظور حذف یا انتقال به انبار تعریف شده است. در واقع، وجین خود نوعی انتخاب است ،  به عبارت دیگر وجین بخشی از فرآیند مجموعه سازی در کتابخانه ها به شمار می رود که همانند سایر امور مرتبط با مدیریت و توسعه مجموعه ، نیازمند دقت نظر و توجه می باشد برای آنکه کتابخانه تبدیل به انبار مرده از کتاب و سایر منابع اطلاعاتی بلا استفاده نگردد، عمل وجین منابع امری ضروری به نظر می رسد. 

تعریف وجین

وجین فرآیندی است که از طریق آن کتابهای زائد و یا بی استفاده از مجموعه خارج و به انبار منتقل  می گردد. در تعریفی دیگر روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه را به صورت دائم و یا موقت را وجین گویند.

نیروی انسانی انجام کار

نیروهای انجام کار باید دقت نظر، دانش و شناخت دقیق نسبت به مجموعه و نیز مخاطبان داشته باشند تا از وجین اقلام مفید و با ارزش جلوگیری شود، بنابراین، وجین مطابق با خط‌مشی و سیاستی مدون و مشخص توسط کارکنان حرفه‌ای کتابخانه و با نظارت یا مشورت متخصصان موضوعی صورت می‌پذیرد.

اهداف وجین منابع کتابخانه

وجین یکی از معیارهای ارزیابی کیفیت و کارایی کتابخانه‌هاست  ، از آن جا که کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می شود لذا وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل:

• ­ ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع موجود و جدید

• ­ پویایی مجموعه منابع کتابخانه

• ­ تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع موجود

•  بدست آوردن بازخورد نقاط ضعف و قوت در کتابخانه از امر وجین

معیارها و ضوابط وجین

• ­ ­روز آمدی یا  عدم اعتبار علمی: محتوای منابع اطلاعاتی می بایست صحیح و روزآمد باشد. منابع اطلاعاتی که نسخه های جدیدتر، بازنگری شده و روزآمد آن در بازار وجود دارد قابل وجین شدن هستند به عبارت دیگر : منابع علمی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده اند، را در صورتیکه مورد استفاده قرار نمی گیرند، می توان وجین نمود.
• میزان استفاده :  با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب می توان دریافت که چه کتابهایی بسیار کم و یا بی استفاده بوده است و واجد شرایط وجین می باشد. دربخش گردش و امانت می توان از طریق بررسی برگه های امانت کتاب و یا ازطریق رایانه تعداد دفعات امانت کتابها را محاسبه کرد.
• ­ نسخ تکراری : نسخه های تکراری و مازاد بر نیاز و همچنین ویرایش های قدیمی کتب حوزه علوم پایه و بالینی که به طور منظم ویرایش های جدید آنها منتشر می گردد و در کتابخانه موجود است.

• وضعیت فیزیکی : َ منابع فرسوده، مستعمل که ارزش علمی و یا تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشغال فضا، صرف هزینه نگهداری و آلودگی سایر منابع خواهد بود.

• نسخ قدیمی یا منابعی که بی استفاده هستند : منابعی که حداقل 4 سال پس از زمان ثبت استفاده نشده اند و کارکرد امانت نداشته اند.

فرمت منابع اطلاعاتی

-  کتاب ها  :  اگر نسخ چاپی کتابخانه کهنه شده باشند و نسخ الکترونیک ان ها در دسترس باشد، این نسخ چاپی می توانند در فهرست وجین قرار بگیرند. همچنین ممکن است در برخی موارد، نسخ های جدید کتب تنها به صورت الکترونیک تهیه شوند. بنابراین اگر چه که کتاب های الکترونیک روی قفسه های کتابخانه شلف نمی شوند، اما می بایست اطلاع رسانی های کافی به گروه های مخاطب در خصوص آنها انجام شود.

-  مجلات علمی و سایر نشریات ادواری  : اگرچه که دسترسی به نشریات ادواری، مجلات و روزنامه ها در ارجحیت قرار دارد، اما کتابخانه ممکن است به دلایلی برخی عناوین را به شکل چاپی نگهداری کند. اگر دسترسی به مجلات و نشریات ادواری از طریق پایگاه‏های اطلاعاتی فراهم باشد کتابخانه ها می توانند نسبت به وجین آنها اقدام نمایند.

­منابع مستثنی از وجین

•  منابع نفیس، تاریخی و هنری در حیطه علوم پزشکی

• منابع هسته در هر رشته تحصیلی

• منابع مرجع مانند اطلس ها، دایره المعارفها  ...

اعضاء کمیته وجین منابع کتابخانه

• ­ رئیس کتابخانه
• ­ کارشناس  بخش امانت
• ­ کارشناس  بخش سفارشات
• ­ کارشناس  بخش فهرست نویسی

مراحل انجام وجین

• همزمان با رف خوانی کتابخانه، شلف لیست کتب موجود در کتابخانه استخراج می شود و اعضای کمیته وجین منابع همزمان با رف خوانی نسبت به شناسایی و انتخاب و جمع آوری منابعی که باید وجین شوند اقدام می کنند.
• کتابها به تفکیک موضوع وجین شده  و لیست کاملی از آنها تهیه می گردد.
• کتاب­های وجین شده در نرم افزار کتابخانه تعیین وضعیت شده  و به بخش خدمات فنی منتقل می گردد ، سپس کتب به انبار کتابخانه منتقل می گردد.
• ­ تصمیم گیری نهایی در رابطه با مسئولیت حفظ و نگهداری منابع وجین شده  و نیز  نحوه توزیع یا جایگزینی  آنها  بر عهده مسئول کتابخانه دانشکده  است.

دوره وجین

• عملیات وجین در زمان مناسب و ترجیحا در هنگام تعطیلات ترم دانشجويان انجام می گردد که کتاب­ها امانت داده نشده تا کار با دقت بیشتری انجام شود.